Ao longo de anos, trabalhando com gestão de TI, vivi dificuldades enfrentadas no dia a dia das organizações com relação aos sistemas e uso das informações, como:

A demora e o gasto elevado para customização de sistemas de informação (ERPs e BI);

Dificuldade em gerenciamento do tempo para leitura e interpretação dos relatórios gerados pelos sistemas, bem como da operacionalização das ações a serem tomadas a partir dos dados obtidos;

Dificuldade em distribuir o conhecimento para que todos, de forma integrada, pudessem caminhar na mesma direção, ao mesmo tempo.

Pensando numa forma de levantar as informações para um nível mais alto de gestão, lembrei-me dos modelos de gestão à vista, que expõe as informações de uma maneira que possa ser vista e acompanhada pelos interessados no processo, ainda que eles não estejam diretamente ligados a ele.

 

Comecei a desenhar um sistema que “pegasse” os principais problemas do dia a dia e que expusesse, de forma simplificada, aos interessados das organizações: erros de cadastro, falta de alimentação de informações, sistema fora do ar, ocorrências não atendidas, dentre outros.

 

As primeiras ações do sistema foram de consultar as bases de dados e buscar erros cadastrais. Pessoas com PIS e CPF duplicado, pessoas sem PIS e CPF cadastrados, erros nos centros de custo, erros nos preenchimentos das informações de endereço, cep, telefone, etc.

 

Os resultados foram tão impressionantes, que logo passamos a buscar informações que remetiam a problemas de custo e de gestão.

 

Ocorrências não atendidas no prazo, pessoas que não marcaram corretamente o ponto, pessoas recebendo benefícios irregularmente, possíveis erros no pagamento de salários, erros de faturamento, pedidos de compra e de venda com erros ou informações “estranhas”.

 

Aqueles erros cotidianos, próprio das ações humanas e que só aparecem depois de gerar desperdícios, prejuízos e má qualidade tornaram-se visíveis antecipadamente pelo sistema.

 

O primeiro ganho foi que ao invés de várias pessoas tirando relatórios e conferindo informações, construímos um sistema que enviasse periodicamente, por email ou sms, as informações relativas ao processo delas ou de outras pessoas, na medida em que era possível para a gestão compartilhar as informações.

 

Nesse momento, uns começaram a cobrar dos outros, interagindo e foi possível observar um novo ganho: a transparência dos dados, a interdependência das áreas, a gestão à vista acontecendo de forma ativa e todos se voltando para solução dos problemas.

 

Num segundo momento, ficou evidente a redução significativa do número de erros, uma vez que as pessoas sabiam que estavam sendo monitoradas 24 horas por dia e que qualquer erro era informado a todos imediatamente.

 

Os relatórios eram gerados rapidamente, uma vez que o sistema foi configurado para gerar informações de forma simples, descomplicada, em forma de alerta e numa base conhecida por todos: em Excel. Como todos estão acostumados a usar o Excel, os alertas tornaram-se mais eficientes que o próprio BI.

 

Após a criação do Sistema de Alertas, que seria inicialmente uma ferramenta do sistema HRM, ele se tornou o principal produto de interesse dos clientes pelos seguintes motivos:
ser prático e de fácil uso por todos; proporcionar tranquilidade uma vez que os alertas são seguros e garantem a redução de erros e prejuízos; promover adesão e integração entre os profissionais uma vez que potencializa o trabalho de qualidade.